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Verschärfte Aufzeichnungspflichten
Verschärfte Aufzeichnungspflichten Ab 2007 gelten verschärfte Formvorschriften für die Führung von Büchern und Aufzeichnungen. Grundsätzlich gilt, dass in Zukunft Bareingänge und Barausgänge einzeln aufgezeichnet werden müssen. Dies bedeutet aber nicht die Verpflichtung zur Anschaffung einer entsprechenden Registrierkassa.
für Bareinnahmen und Barausgaben seit 01.01.2007
Die Losungsermittlung durch einen Kassasturz (Berechnung der Tageslosung durch Vergleich des Kasseninhalts am Tagesanfang und am Tagesende) ist somit ab 2007 nicht mehr zulässig. Weiters dürfen nur solche EDV-Systeme verwendet werden, bei denen nach einer nachträglichen Änderung der Aufzeichnungen der ursprüngliche Inhalt ersichtlich bleibt. Excel-Aufzeichnungen sind somit nicht mehr zulässig.
Da dies für viele kleine Unternehmen zu einer deutlichen Erschwerung führt, wurden nun im Verordnungswege für bestimmte Fälle vereinfachte Aufzeichnungen zugelassen:
Vereinfachte Aufzeichnungen (Losungsermittlung durch Kassasturz) sind in folgenden Fällen zulässig:
• Nettoumsatz bis € 150.000 pro Betrieb und Wirtschaftsjahr: Bei Überschreiten der Umsatzgrenze besteht ein Wirtschaftsjahr Zeit zur Umstellung. Ein einmaliges Überschreiten der Umsatzgrenze bis 15% innerhalb eines Zeitraumes von drei Wirtschaftsjahren hat keine Folgen. Wird die Grenze von € 150.000 in zwei unmittelbar vorangegangenen Wirtschaftsjahren nicht überschritten, kann ab Beginn des folgenden Wirtschaftsjahres die Losungsermittlung vereinfacht erfolgen.
• Generell zulässig – unabhängig vom Umsatz – ist die Losungsermittlung durch Kassasturz bei Verkäufen an öffentlich zugängigen Orten, wenn diese Verkäufe nicht in oder nicht in Verbindung mit fest umschlossenen Räumlichkeiten durchgeführt werden.
• Betriebe, die bisher vereinfachte Aufzeichnungen vorgenommen haben, werden bei Überschreiten der Umsatzgrenze in den Wirtschaftsjahren 2005 und 2006 frühestens im Jahr 2008 zu Einzelaufzeichnungen verpflichtet.
In der Verordnung wird weiters klargestellt, dass im Falle einer Verpflichtung zur Einzelaufzeichnung der Bareingänge und Barausgänge, diese Aufzeichnungen bspw. auch in Form einer Strichliste in Tabellenform vorgenommen werden können. Es muss jedoch gesichert sein, dass die Tageseinnahmen durch Summenbildung der einzelnen Geschäftsfälle ermittelt werden können.
Wird in der Gastronomie jeweils ein Tisch (über ein Kassasystem) abgerechnet, kann die Tischabrechnung als Einzeleingang betrachtet werden.
Es können händische Aufzeichnungen mittels Paragondurchschriften, händischen Aufzeichnungen, Losungsblättern, Strichlisten etc. geführt werden. Es muss gewährleistet sein, dass die Aufzeichnungen im Nachhinein nicht mehr verändert werden können. Die zweite Möglichkeit besteht über die EDV. Softwarehersteller bieten Module für Registrierkassen an, die den gesetzlichen Bestimmungen entsprechen.
Achtung: Da die erläuterten Einzelaufzeichnungen so genannte Grundaufzeichnungen darstellen, müssen sie im Falle einer Betriebsprüfung vorgelegt werden können. Fehlen sie, kann dies im ungünstigsten Fall zu Gewinnzuschätzungen führen.